誰もが知っておくべき電子メールのエチケット ルール

**電子メールは、仕事の時間が失われ、多くの場合、自由時間が失われる大きなブラックホールの 1 つです。その結果、私たちに際限なくメールを送ってきたり、20段落読んでもどこにも辿り着けないようなメールを送ってきたり、受信トレイをゴミで埋めるだけのチェーンメールを送りつけてきたりする人々ほど忌まわしいものはありません。そうした人々の一人になりたくなく、メールがきちんと受信され、時間通りに返信される可能性を高めたい場合は、次のエチケット ルール** に必ず従うようにしてください。

1. 「トピック」が要点を押さえていることを確認する

件名を空白にしたり、「こんにちは」と書いたりしないでください。件名はメッセージのタイトルであるため、電子メールのトピックの具体的な概要が含まれている必要があります。それが特定のプロジェクトであるか、会議の設定であるか、または特定のトピックに関する助けを求めているかを示す件名は、対話者がメッセージを開く前にメッセージの重要性を判断し、毎回戻る必要があるメッセージを見つけやすくするのに役立ちます。それ。

2. 簡潔にする

**延々と続くメッセージは、内容をまとめる能力がないだけでなく、相手の時間を深く軽視していることを示しています。** これは、相手があなたに返信する可能性、またはいずれにしても有益な応答を得る可能性が低いことを意味します。話せば話すほど、相手はあなたが何を望んでいるのか、どのような返答をしてくれるのかを正確に知ることが難しくなります。

3. 必ずアクションを含めてください

同様に、ほとんどの人が忘れがちな重要なことは、メッセージを受け取る人に何を必要としているかを明確に示すことです。期待される応答と推定期間を正確に含めることは、コミュニケーションを実りあるものにするために非常に重要です。

4. 質問に番号を付けます

メッセージに複数のポイントや質問が含まれている場合は、それらに番号を付けます。はい、箇条書きも含めてすべて説明します。これにより、メールを受信する人の作業が大幅に楽になり、質問のうちの 1 つ（最初に見た質問）のみに応答して、残りの質問が未回答のままになり、メールがさらに多くなるという悪循環が生じるのを防ぐことができます。

5.「全員に返信」は避け、神への愛を込めて BCC を使用してください

複数の受信者がいる電子メールを受信し、グループの残りのメンバーがあなたの返信を知る必要がない場合は、「全員に返信」をクリックしないでください。これにより、ヒドラを比喩として使用して断定的に説明するしかできない受信トレイの増加が生成されます。 。同じ理由で、複数の人に電子メールを送信しているが、お互いの返信 (またはお互いの電子メール アドレス) を知る必要がない場合は、BCC フィールドを使用して受信者を非表示にします。

6. メールの転送を避ける

いいえ、次の 10 分以内に 5 人に転送しなければ、5 年間愛と幸運に呪われるというその連鎖には誰も興味がありません。情報を転送する場合は、その特定の情報に (合理的に) 関心を持つ可能性がある人にのみ送信するようにしてください。

7. 専門的な電子メール アドレスを使用する

sexybunny69@ で十分です… 高校生のときのメール アドレスをまだ使用している場合は、変更する時期が来ている可能性が高くなります。メール アドレスは、特別な装飾のない、姓名を組み合わせたものにする必要があります。 **それでは、なぜまだ Hotmail を使用しているのですか?**

8.最後に宛名を書きます

常識を働かせ、書きかけの電子メール、添付ファイルなし、または事前のレビューを経ずに送信される電子メールは避けてください。受信者のアドレスを入力するまでに、すべての送信準備が完了しているはずです。

9. 句読点や書式設定は慎重に行う

クラシック フォント、通常のフォント サイズを使用し、メールをフクシアやアップル グリーンで書かないでください。読みやすさと対話者の感性に配慮してください。 **これは MySpace ではありません。 2006** でもない。

10. 署名を含めます…ただし、夢中にならないでください

メールの最後にあなたのフルネームを含めることは、対話者に対する簡単な礼儀です。私たちは誰と話しているのかを知る必要があります。個人の Web サイトや Twitter アカウントなど、1 つまたは 2 つのリンクも問題ありません。ただし、署名に 60 個のリンク、会社のロゴ ** (Monesvol への愛を込めて添付です**)、法的効力のない 6 段落からなる通知を含めるような人はやめてください。

11. 自動応答は最小限に抑える

最後に、「メールを受け取りました。できるだけ早く返信します。」のような自動応答を設定しないでください。私たちのメールをお受け取りになったことは承知しております。今は 2016 年ですが、メールは途中で消えることはありません。私たちは、あなたができるときに私たちに応答してくれることを知っています。それができないときにあなたが私たちに応答するのは非常に奇妙です。自動応答は例外的な場合に使用されます。たとえば、インターネットのない島に 1 週​​間旅行する場合、緊急時に本土で誰が担当になったかを顧客が把握する必要がある場合です。それ以外の場合、それらはあなたの電子メール アカウントが存在し、機能していることをスパマーに確認するためにのみ機能します。