Gmail の生産性を高めるためのヒント

WhatsApp、Facebook、Snapchat の重要性にもかかわらず、電子メールは、個人的にも仕事上でも、仕事上でも世界で最も使用されているデジタル コミュニケーション手段であり続けています。

これは最初に運用されたインターネット サービスの 1 つであり、時間の経過とともにほとんど進化していませんが、非常にシンプルに動作するため、誰とでも通信するための最良の方法の 1 つとなっています。

電子メール マネージャーに関しては、最も人気のあるのは Outlook と Gmail です。 1 つ目は、デスクトップ バージョン (Microsoft Office オフィス パッケージに含まれている) と Web バージョンの両方で、ほとんどの企業にとってデフォルトのソリューションです。 Gmail は個人の間で最も人気のあるWeb メール サービスであり、どのデバイスからでもアクセスできるため、企業でも使用されることが増えています。

メールと時間をより適切に整理し、他の生産性の高いタスクにより多くの時間を費やすことができるようにする Gmail のヒントをいくつか紹介します。

Gmail タブをアクティブにする

私たちは単一の受信トレイを使用することに慣れています。しかし、ここ数年、Gmail では最大 5 つの受信トレイを持つことが許可されています。

この目的は、古典的な分割統治のモットーを実践することです。具体的には、Gmail は、重要なメッセージ用のトレイを用意し、次に重要度の低いメッセージや他のソースからのメッセージ用のトレイを用意することを提案します。具体的には、ソーシャル ネットワークからの通知 (ソーシャル)、ニュースレターおよび広告 (プロモーション)、毎日使用する他のツールに関連付けられた通知または自動メッセージ (通知)、およびフォーラム、配布リスト、またはグループからのメッセージ (フォーラム) です。

必要なトレイまたはすべてのトレイをアクティブにすることができます。この方法では、メッセージの数が減り、優先度の低いメッセージをチェックする頻度が減るため、メイン トレイに費やす時間が減ります。

システムは実質的には自動ですが、メッセージを分類するときにエラーがあることがわかった場合は、それを修正することができ、システムはそれを学習して今後のメッセージに備えます。

受信トレイにジャンプする

Gmail のデザインは非常に実用的でシンプルで管理しやすいものですが、Google は常に革新を続けており、この革新の成果の 1 つとして、特定のメッセージ分類タスクを自動化できる代替の公式 Gmail マネージャーである Inbox がリリースされました。

Inboxにアクセスするには、メイン アドレスに移動し、Gmail 資格情報を使用してログインするだけです。

Inbox は電子メール メッセージをタスクとして扱います。つまり、受信トレイでメッセージを受信し、そのメッセージを処理 (応答、要求されたタスクの実行、または単純なメッセージの読み取り) したら、そのメッセージを 完了 としてマークできます。

Travel、Saved、Shopping、Finance グループが Gmail ラベルに追加されます。メッセージをこれらのグループに分類すると、メッセージは自動的に分類されます。興味がない場合は、無効にすることができます。

Inbox の興味深い点は、メッセージをタスクであるかのようにスヌーズできることです。たとえば、会議に出席しなければなりません。さて、その会議に関連するメッセージをリマインダーとして約束の日時まで延期すると、適切な時間に受信箱にメッセージが表示されます。

このオプションを使用して、Inbox を使用せずにGmail からのメッセージをスヌーズしたい場合は、Boomerang などの Chrome 拡張機能を使用できます。これは、すでに受信したメッセージを再度受信する場合と、別の受信者への自分のメッセージの送信をスケジュールする場合の両方に使用されます。

テンプレートと事前定義された応答

これまでの 2 つの Gmail のヒントで、受信トレイを制御できるようになりました。これは通常、Gmail にアクセスするときにほとんどの時間を費やします。

2 番目に対処すべき問題は、電子メール メッセージへの応答に関連しています。私たちが送信する応答について立ち止まって考えると、それらの多くは同じであるにもかかわらず、何度も書いているという結論に達するでしょう。

実際的な解決策は、テンプレートを使用することです。これにより、できるだけ短い時間で最も正確な方法で応答できるようになります。

Google Chrome から Gmail にアクセスする場合は、時間と労力を節約するためのテンプレートを作成するための拡張機能がいくつかあります。最も推奨されるのは Gmail 電子メール テンプレートです。これには、事前にデザインされたテンプレートがあり、独自のメッセージでカスタマイズできます。ニュースレター(社内向けまたはクライアント向け)、定期的なお知らせ、会議への招待状などを準備するのに非常に役立ちます。

Gmail で[設定] > [ラボ] > [標準応答]からこの機能を直接有効にすることもできます。このオプションを有効にすると、通常は繰り返し使用するメッセージを後で使用できるように保存できます。

自動応答

標準的な応答を手元に用意しておくだけでなく、休暇に出かけたり、長期間不在の場合に備えて自動応答を用意しておいても問題ありません。
[設定] > [一般] > [自動返信]から、そのオプションを有効または無効にし、特定の件名とテキストで日付範囲 (その日、月、年からその日、月、年まで) を設定できます。さらに、返信をあなたに手紙を書いた全員に行うか、連絡先のみに行うかを決定することもできます。

メッセージが正しく届いたかどうかを確認する

以前にMailtrack について説明しました。これは、電子メールが受信者の受信箱に到着したかどうか、また受信者が開封したかどうかを知ることができるサービスです。

メッセージを転送する必要があるか、リマインダーの電話をかける必要があるかを知ることは、個人的にも仕事上でも役立ちます。さらに、ニュースレターを送信すれば、時間を大幅に節約できます。

Mailtrack は Gmail と Inbox の両方で動作します。