オートフォーカス: 現存する中で最も自動化された生産性システム

個人の生産性の世界には、長年にわたってトップに君臨してきた、大規模で、しばしば複雑な、よく知られたシステムがいくつかあります。専門家たちは、それらを完璧にしてパーソナライズしようとして、吐き気を催すようなことを繰り返しているため、DGT (ZTD などの亜種を参照) やポモドーロ (これに関する千のアプリを参照) の誕生以来、新しいものは何も発明されていないように見えます。それらが気に入らなかったり、効果がなかったりしても、改善するためにできることは何もありません。

しかし、そうではありません。そうです、物事は生まれてきましたが、あまり知られていないだけです。オートフォーカス システムはマーク フォスターによって開発されました。いいえ、混乱を招くといけないので、私は水泳選手や歌手のことを言っているのではありません。このマーク・フォスターは生産性に関する本の著者で、少なくとも 6 冊を出版しており、さらに言えばそれなりの成功を収めています。そのシステムの説明は 18 の異なる言語に翻訳され、いくつかのバージョンを経てきました。実を言うと、これは 2 日前に発明されたものではありませんが、他のシステムが達成したような一般的な知名度はなく、多くの人がそれを知らないと思われます。

ビジネスの世界には、そのシンプルさのためにそれを使用していると主張する人物が一人だけではありません。そして、そうです、幸運なことに、それは非常にシンプルです。オートフォーカス(オートフォーカスまたはオートフォーカス、略称 AF) は、ご存知のとおり、現在のカメラやその他の光学デバイスに搭載されている自動化機能で、ユーザーの介入なしに被写体に焦点を合わせることができます。フォスターの管理アプローチは、一部のことを自動操縦に任せるというこの概念を仕事に適用しようとしています。

まず、マークがこのシステムを作成するきっかけとなったアイデアは、何よりもまず、タスクの優先順位を重要度から決めるという時間管理界の支配的な意見を真っ向から否定したということでした。著者にとって、重要なことは実行することなので、これは物事を複雑にします。他のものよりも重要なものがあることを認めていないわけではなく、むしろ私が言いたいのは、それをシステムに含めること、つまりプロセスの一部にすることは、それを複雑にするだけだということです。

冗長性にもかかわらず、対象者は論理的に、何をするのが最も適切で、何が緊急であるかを自動的に認識します。したがって、管理アプリケーションに緊急性を記録する必要はありません。記録するとシステム自体が重くなるだけです。

「これは良い原則だとは思いません。実際、人々を誤った方向に導く可能性があります。そこで、オートフォーカスによって優先順位付けが行われないようにしました。代わりに、リスト上の各タスクが他のタスクと同じであり、最もタイムリーな方法で完了するように整理しました。これにより、システム自体の開発の労力も不要になりました。」

ご覧のとおり、時間のコストを最小限に抑えたものが必要でした。つまり、システム自体に費やされる時間は最小限に抑えられます。そのため、プロセスに必要なのはリストだけです。それはすべて、やらなければならないことすべてを罫線ノートに書いた長いリストで構成されています (1 ページあたり 25 ～ 35 行が理想的です)。それだけです。トレイや加工などはありません。

プロセスは次のようになります。

• 新しいタスクやコミットメントについて考えたり、発生したりすると、それらをリストの最後に追加します。実際、著者は、システム自体が評価を行うため、評価しようとせずに思いついたものをすべて追加することをお勧めします。

• 一度に作業できるのは 1 ページだけです。ページに向かってまず最初にすべきことは、何もアクションを起こさずにすべてのポイントを素早く読むことです。

• 実際に何をすべきかを選択するときが来たら、各ポイントをもう一度読み、今度は 1 つが目立つまで無視します。これがこのシステムの核心です。「精神的にタスクに優先順位を付けようとするのではなく、代わりに、そのタスクについての解放感を待ちます。」説明するのは難しいですが、認識するのは簡単です。単純に、良い時期にそれを選択するのは、今すぐにそれを取り除くことができると知っているからです。 「ページを下にスクロールし続けると、無意識のうちに論理がそのタスクに引き戻されてしまいます。」一度そのタスクについてその感覚をつかめば、今それをやるのが良い時期だと思えば、それを実行することへの抵抗がすべてなくなり、実行しやすくなります。したがって、1 週間延期していた電話も、今では簡単に思えます。

  著者はおそらくこのことを知っており、意図的に説明を避けていますが、彼が「論理的プル」と「構造化された先延ばし」と呼ぶものは真の認知原理であり、私が最初に注目したのはそこにありました。これは、ダン・アリエリーのような行動経済学者やダニエル・カーネマンのような心理学者が言う「基準点に対する相対的な評価」によく似ています。参照は期待として機能します。そのタスクが突然特に魅力的になるわけではありません。残りのタスクがより悪いため、他のタスクとの関係でそのタスクが輝くということです。それに比べれば宿題は良くなるだけです。極限効果は緊急事態にも当てはまります。これは実際にはパーキンソンの法則と呼ばれるもので、生産性に関する最もよく知られた法則の 1 つです。「仕事は、完了するために利用できる時間がいっぱいになるまで拡大する」というものです。締め切りが近づいているため、タスクが目立つ時期が来ます。確かに、理論的にはタスクの順序は自動的に機能します。

• できる限り、望む限り、そのタスクに取り組みましょう。 「自分が処理できる以上に長くそのタスクに取り組み続けることを自分に強制しないでください。 「もう十分やった」と感じたら、すぐにやめてください。」彼はラボリットの原則を真のスタイルで使用しています。「私たちはタスクを選択するとき、あまり客観的ではありません。私たちは、より少ない労力で済むもの、より速くて簡単なもの、自分の好きなもの、緊急のもの、または自分が習得している主題のものに自然な傾向を持っています。」およびフライスの法則: 「時間は、実行される活動に対する私たちの関心に応じて主観的な変数である。」場合によっては、強制しても意味がない場合もあります。やりたくないトピックを何時間も勉強してみても、何も定着しないことがあります。あなたは、「私は決して難しいことはしない」と言うかもしれませんが、実際にはロープがきつくなったとき、あきらめるということさえ考えられないので、それは当てはまりません。だからこそ、最終日にはすべてが残ったのです。少なくとも、あなたが十分に一貫性のある人間であれば、これは個人の生産性システムを適用している場合にデフォルトで期待されます。見逃したとしても、それは回避できるからであり、著者はそこが「少しずつ、頻繁に」の方が良いと考えています。

• 作業を中止するときは、その項目に×印を付けてリストから外します。まだ書き終えていない場合は、リスト全体の最後に書き直してください。ポイントを書き直すことは、2 つの理由から重要な部分です。1 つは、定期的に行うすべてのことを書き直すことで、忘れないようにすることです。さらに、重要なのは、それがリストの最後に来るということです。つまり、遅かれ早かれ、現在のシートの各タスクは、ある時点で他のタスクと比較して最も魅力的になります。

• 同じ方法でページの確認を続けます。「ポイントが残らない状態で現在のページを 1 回転完了するまで、次のページに移動しないでください。各ページを単位として考えると、「先延ばし」が相対的なものであるという事実に基づく「構造化された先延ばし」の利点を得ることができます。言い換えれば、それを行うか、より難しいタスクを行うかを選択しようとすると、どんなタスクも簡単になります。」

• そのページにはやりたいことやできることが何も残っていないかもしれませんが、ポイントは残っています。そうですね、これはシステムの想定される「パージ」モードなので、何でも書き留めることができます。これらのタスクの再入力禁止のルールは深刻です。二度と検討できないというわけではありませんが、検討する前に時間を置いて、なぜ何度も破棄されたのかを慎重に検討することをお勧めします。もしかしたら、それらを行う必要がなかったり、それを行うのに適切な時期ではなかったり、主な目標から気を紛らわせてしまったりするかもしれません。実は、物が何度も捨てられるのには理由があるのです。

私たちのほとんどは、理性的な頭脳で、特定のことをしたほうが良いとわかっていても、自然な傾向としてそれらを拒否するという経験をしたことがあります。怠惰が私たちを支配します。

一方で、自然な傾向だけに従って人生を送ろうとすると、物事を忘れたり、楽しいことだけをしたりするなど、漂流したり、衝動的になったり、不合理な行動をとったりする傾向が強くなります。

このシステムは、直観と脳の合理性のバランスをとる参照フレームを提供することによって機能します。著者は、私たちがあまり合理的ではない傾向を厳格で純粋に合理的な計画に結びつけようとしたり、プロトコルに優先順位を付けて冷静に時間を決めたりしようとすると、自分自身の感情に裏切られる計画を立てる傾向があると信じています。なぜなら、私たちは機械ではないため、私たちの心は純粋に合理的な基盤に基づいて機能せず、感情が勝つことが多いからです。システムは完璧であることもあれば、完璧すぎるために失敗することもあります。

オートフォーカス システムは、希望に合わせて計画を調整する方法を提供します。それが興味深いのは、欠点があるからです。つまり、簡単なことを追求する傾向があります。そして彼はそれを良い目的のために使っています。つまり、何も残らなくなるまで、あるもののうち最も簡単なものを採用するということです。確かに、オアシスが素晴らしいのは、それが砂漠の真ん中にあるからこそ起こることであり、もしそれがジャングルの中だったら、それはただの土の一部分に過ぎないでしょう。非常に巧妙な皮肉です。